Мы определили все шаги проекта: как запускаем, как действуем каждый день/неделю, что делаем вконце месяца, когда планируем, созваниваемся изакрываем проект. Ивсё это собрали наNotion-доске.
Также прописали FAQ синформацией попроектам. Например, вразделе «Инструментарий» храним подробности одругих фреймворках. А вразделе «Положительные практики»— свод фич, которые придумали ивнедрили наотдельных проектах.
Но спустя год всё пришлось полностью поменять.
Помогали расти → теперь помогаем сохранить то, что есть
Бизнес часто жалуется, что вынужден подбирать альтернативные сервисы из-заневозможности оплачивать иработать назападном ПО или попостановлению правительства. Внашем случае параллельно сэтим проходила трансформация ролевой модели иосновных предложений компании вответ наизменения рынка.
После начала СВО изменился характер запросов. Ранее клиенты говорили «мы хотим масштабироваться» или «мы расширились— нужно подтянуть спецов поDevOps». Теперь они приходят спросьбой помочь сохранить то, что есть, минимизировать урон отсанкций и неопределённости. Сотрудники уезжают, снижается производительность, иуходят сервисы. Тоесть клиент хочет решить конкретную проблему.
Поэтому объяснение/доставка ценности стала проходить наэтапе технических пресейлов иобсуждения условий играниц сотрудничества, а не походу самих работ. Особенно важным стало дляобеих сторон чётко придерживаться обозначенных сроков. Итакие изменения запросов запустили цепочку изменений наших подходов кведению проектов.
Врезультате мы упразднили роли Delivery manager иProject coordinator. Вместо них запустили новые длякомпании: Presale manager иProject manager. Сформировали проектный офис и смая поавгуст наняли четырёх ПМов (содним непрошёл матчинг постилю работы).
Переход сNotion наKaiten
Сконца февраля мы начали искать новые сервисы. Определили длясебя, какие инструменты действительно нужны— безотносительно прежних решений (привет, первый принцип NUPP):
Далее разбились наусловные рабочие группы, кто где мог быть полезен. Часть инженеров ушла настраивать VPN, часть занималась вики-системой+ каждый посвоим разделам занимался миграцией вновую вику (это заняло около трёх месяцев).
Вначале мы подключили slack-аутентификацию длявхода пользователей, а намомент написания статьи перешли наиспользование отдельного SSO-провайдера
Поиском таск-трекера занималась я. Посути, выбор был между «Яндекс.Трекером» иKaiten. Я потратила две-три недели на«потыкать» ипровести все кейсы.
«Яндекс.Трекер» понравился тем, что внём изначально можно настроить пайплайн подкаждый проект, включая его специфику, ипользователю достаточно двигать таску постатусам одной кнопкой «Далее». Самое сложное— прописать всю логику настарте взависимости оттого, какой проект, покаким шагам и ккому должен идти.
Но я отказалась отэтого варианта, потому что сервис натот момент нуждался вдоработках. Также принезначительном изменении впроекте нужно было перепрограммировать всю логику. Тоесть длясодержания трекера нужно было бы выделять отдельного человека. Это дорого— и зачем?
Сейчас у меня несохранились прошлые тестовые наработки, когда изучала инструмент инастраивала его поднужды Express42. Но приподготовке этой статьи увидела, что команды «Яндекса» уже внесли много крутых фич запрошедшие полгода.
Остановилась наKaiten, так как сервис уже был знаком команде. Мы тестировали его года три назад. Внём есть основные функции дляведения проектов: канбан-доски, таблицы, календарь, таймлайн.
Я начала думать, как перенести информацию P3.express вKaiten. Было непросто, потому что смая мы формировали проектный офис. Это значило, что вкороткие сроки надо заонбордить и вкомпанию, и впроекты проджектов, которые раньше работали вдругих парадигмах.
Вот как я организовала рабочее пространство
Накаждый проект оформляются две доски вопределённом пространстве спортфелем проекта. Одна доска— это заметки/напоминания дляпроджекта: что и накакой стадии нужно сделать. Также все шаблоны икарточки клиентов/проектов мы оформляем ввики.
Вторая доска— чисто производственная, где лиды иинженеры ставят себе задачи ивыполняют.
На борде дляПМ-ов такой же принцип, как вNotion: есть карточка, в ней— описание, роли, шаги ввиде чек-листа. Вот, кпримеру, карточка сописанием запланированной встречи команды.
Как и вNotion, некоторые шаги из P3.express унас объединены или адаптированы. Некоторые вынесены запределы проекта. Например, определением потенциальных рисков мы занимаемся ещё наэтапе технического пресейла, чтобы подготовиться уже кмоменту старта работ, предупредить клиента овозможных альтернативах, если те или иные риски сработают.
Миграцию вKaiten закончили примерно вмае-июне, но до сих пор нельзя сказать, что всё полностью настроили подсебя. Работа идёт каждый день, даже если ресурс остаётся только нато, чтобы лежать внаправлении цели. Многое стало возможным только после появления настоящего проектного офиса и сприходом крутых ПМ-ов внашу компанию.
Уход изэкосистемы Google — боль, но мы пробуем
Также раньше унас всё было в Google— пользовались «Диском», «Таблицами», «Документами». После начала СВО мы немогли оплатить корпоративную подписку иперешли на«Яндекс», пользуемся его хранилищем. Но заменить гугловские сервисы очень сложно. «Яндекс Документы» пока несмогли заменить весь необходимый функционал.
Искали что-то вроде юзер-френдли баз данных, вкоторых можно работать, как вExcel. Остановились наAirtable иоплачиваем его сзарубежной карточки. Понимаем, что и Airtable может влюбой момент забанить российских пользователей. Поэтому параллельно разрабатываем похожий внутренний продукт.
Сейчас вAirtable оформлено только пара УЗ длятех, кто редактирует изаполняет данные, а все остальные сотрудники могут смотреть своды внужных срезах безрегистрации.
Например, вформате такого таймлайна каждый изнас может видеть, кто накаком проекте работает икак скоро его можно подключить кследующему проекту. Конечноже, сучётом запланированных отпусков.
В каждом новом проекте наши ребята используют разные вариации технологий иинструментов, умногих изних своя специализация, приэтом намаксимум прокачан скил быстро вникать вновое иначинать внём разбираться. Поэтому мы дополнительно ведём свод используемого напроектах, чтобы понимать, ккому изколлег-экспертов можно обратиться зауглубленной консультацией.
Опенсорсная вики
Поиском новой вики-системы занималась команда разработки, поэтому вэтой главе говорит teamlead Алексей Зимонин.
Учитывая, что база знаний должна быть нетолько дляинженеров, отсекли варианты безWYSIWYG-редактора ите, где используется только Markdown.
Также необходима была возможность бесшовного переезда сNotion. Вдальнейшем использовали Markdown-экспорт и натот ещё момент ручной импорт страниц. Чуть позже дописали скрипт дляэкспорта/импорта, нооставалась проблема свнутренними ссылками.
Yandex Wiki был недостаточным пофункционалу и сограниченным интерфейсом, но рассматривался как основная SaaS-альтернатива. Витоге выбрали Outline Wiki. Понаиболее похожему внешне (ненадо переучиваться), наименее лагающему иopen-source продукту.
Outline также активно обновлялся намомент выбора.
Понастройке никаких хитростей:
Сначала подняли виртуалку сDocker наYandex Cloud-инфраструктуре.
После ручного стенда автоматизировали развёртывание через pipeline, добавили промышленный стенд.
И начали запускать тестовых пользователей.
Из сложностей– потребовалось поднимать внутреннюю инфраструктуру (сам сервис через docker-compose, БД, настройка резервного копирования).
Из-за отсутствия намомент миграции импорта изNotion мы вручную мигрировали самые критичные страницы ипостарались максимально быстро договориться осоздании новых страниц уже вновой базе знаний. Затем распределили миграцию поподразделениям. Все переносили тепространства, закоторые были ответственны.
Старались одновременно выполнить актуализацию данных. Была попытка подключить нового техписа наперестройку структуры разделов, но отказались отэтого (возможно из-затого, что это требовало больших ресурсов, атехпис был один). Архивные страницы инаиболее разросшиеся разделы пооценкам было нереально перенести заразумные сроки вручную, поэтому написали скрипт дляавтоматизации массового экспорта/импорта. Наличие REST API уNotion иOutline было огромным плюсом.
Ещё намомент переезда небыло поддержи вложений в Outline, поэтому вытаскивали записи на«Яндекс.Диск».
Из минусов— все таблицы (базы), которые были вNotion скарточками, тоже неработали вOutline, что вынудило ускорить выбор решения стаск-трекером.
Что теперь?
В «Яндекс» мы мигрировали заполтора месяца, вKaiten иновую вики— примерно затри. Имиграция продолжается исегодня: до сих пор мы ищем лучшие решения, адаптируем рабочее пространство иловим побочные эффекты.
Кажется, прямо сейчас невозможно найти идеальные инструменты, но ключевое— это сохранить процессы вкоманде, систему управления проектами, вкаких бы сервисах вы ниработали.
Автор: Альбина Кузнецова, руководитель проектного офиса Express 42
Подпишитесь на@pmclub, чтобы непропустить новые статьи, и нанаш YouTube— там крутые видео.