F04. Заархивировать проектную документацию

Теперь, когда мы приближаемся к закрытию проекта, пришло время заархивировать все его документы.

Цель

Архив должен храниться в безопасном месте и быть доступным для авторизованных пользователей, чтобы они могли использовать всю информацию в своих проектах вместо изобретения колеса. Также эта информация может потребоваться Системе управления портфелем проектов для более детального анализа прошлых проектов.

Распространённые ошибки

Вот некоторые важные соображения, чтобы избежать ошибок:

• Проверьте, что весь архив хранится в одном месте и файлы упорядочены.
• Убедитесь, что архив доступен только для чтения.
• Убедитесь, что система резервного копирования корректно настроена, чтобы архив не был потерян.
• Проверьте, что архив хранится в безопасном месте и доступ к нему имеют только авторизованные пользователи.

В дополнение к вышесказанному. В работе с документами проекта распространённой проблемой является недостаточно понятный текст. Очень часто только постоянно работающие с этими документами люди могут их понять, в нужный момент и в правильном контексте. Проследите, чтобы все документы были простыми и понятными, чтобы даже незнакомый с контекстом проекта человек смог их понять. Эта стратегия поможет и вам в долгосрочных проектах, так как сложности с пониманием собственных документов спустя несколько месяцев очень часто встречаются и у внутренних стейкхолдеров.

Принципы

Следующие принципы играют значительную роль на этом шаге:

• NUP2: Береги и оптимизируй энергию и ресурсы.
• NUP5: Не делай ничего без чёткой цели.
• NUP6: Используй воспроизводимые элементы.